Die Teams sitzen nicht mehr an einem Ort, die Kommunikation und Zusammenarbeit muß auch über die Entfernung gewährleistet werden. Das ist zwar nicht nur in Krisenzeiten der Fall, jetzt aber umso wichtiger.
Daher hier ein paar wertvolle Tipps:
Remote-Arbeit ist nicht böse
Zunächst einmal: der innere Schweinehund muß überwunden werden. Remote-Arbeit ist nicht böse. Sofern sich die Tätigkeit der Mitarbeiter mit Computer & Co. erledigen läßt, ist es unwahrscheinlich, daß die Produktivität dadurch sinkt. Vertrauen und Verantwortung ist angesagt.
Selber machen ist nicht besser
Unternehmen wie Microsoft, Cisco, Google und andere digitale Pioniere stecken schon jahrelang Energie in eine zuverlässige Infrastruktur. Auch wenn es in Stoßzeiten Engpässe gibt, so wird schnell darauf reagiert, so daß die Anwendungen zuverlässig zur Verfügung stehen. Ein Eigenbau ist teurer und weniger ausfallsicher.
VPN als Flaschenhals
Die Infrastruktur für VPN-Zugänge zum Unternehmensnetz werden in der Regel vom Unternehmen selbst verwaltet und zur Verfügung gestellt. Knotenpunkte werden dabei schnell zum Flaschenhals, wenn die Nachfrage steigt. Nutzen sie das VPN nur für Anwendungen, die nicht ohne Firmennetz verwendet werden können. Die meisten Collaboration-Anwendungen können ohne VPN genutzt werden.
Tools für Besprechungen
Hier die wichtigsten Tools für Online-Meetings – egal ob mit mehreren oder zu zweit. Die Tools stehen als Abonnement zur Verfügung, damit können Sie flexibel umgehen und bei Bedarf wieder darauf verzichten.
Microsoft Teams: Für etwa 100,- EUR im Jahr / Benutzer können Sie schnell und flexibel Ihre Mitarbeiter mit einem Account ausstatten. In den Kosten dabei: Einwahl per Telefon in die Konferenzen. Die Mitarbeiter können Chatten, Telefonieren und Dokumente austauschen. Unkompliziert mit allen Endgeräten. Gäste können kostenlos an Besprechungen teilnehmen.
Haben Sie bereits ein Office 365 Abo für, so steht die Einwahl per Telefon für etwa 40,- EUR im Jahr / Benutzer zur Verfügung.
Cisco Webex: Für etwa 150,- EUR im Jahr können Sie ebenfalls flexibel Video- und Telefonkonferenzen mit Cisco Webex ermöglichen. Auch hier können Gäste kostenlos an Besprechungen teilnehmen. Über das Modul Cisco Webex Teams können Sie auch hier Chaträume einrichten und den einfachen Austausch von Dokumenten ermöglichen. Telefoneinwahl in Konferenzen ist bereits inklusive.
Mindmeister: Ideen sammeln, Brainstorming durchführen und Meetings organisieren. Mit Mindmeister steht Ihnen für etwa 70,- EUR im Jahr eine Web-Anwendung hierfür zur Verfügung. Die Mindmaps können mit einem Link freigegeben werden, so daß auch Gäste (ohne Anmeldung und Kosten) direkt im Webbrowser mitarbeiten können.
Und zum Schluß:
Traditionell telefonieren oder modern mit Facetime am Handy – alles ist möglich. Die Rufumleitung vom Bürotelefon nach Hause nicht vergessen.
Wir die Internetleitung eng, verzichten Sie auf die Übertragung von Video in den Besprechungen und wählen sich zeitgleich per Telefon in die Besprechung ein (deaktivieren Sie die Audio-Optionen am Computer oder Handy).
In diesem Sinne, gutes Gelingen!